PENDAHULUAN
Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok
kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi
adalah proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui
pos, dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau sarana-sarana lain.
Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai
meliputi hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan
hubungan-hubungan telepon kepada dan dari orang-orang di luar perusahaan.
Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau
dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer
perkantoran mempunyai tanggung jawab untuk memelihara suatu pelayanan
komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.
Selanjutnya, dalam makalah ini akan membahas tentang
pengertian teknologi perkantoran, macam-macam teknologi dalam perkantoran,
fungsi teknologi dalam perkantoran, alasan harus menggunakan teknologi
komunikasi perkantoran serta dampak Jika tidak menggunakan teknologi komunikasi
perkantoran.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi adalah alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia
dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat,
lebih baik, atau lebih banyak hasilnya.[1]
Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah proses mengirim dan menerima berita di antara
pihak-pihak yang saling berhubungan sehingga daripanya diperoleh pemahaman
tentang apa yang dimaksud satu sama lain.[2]Dalam
komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang
ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.
Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor” yang dalam
bahasa Inggris office dapat diartikan sebagai kewajiban, tugas, atau
fungsi, jabatan, markas atau ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan
aktivitas usaha pokoknya, jasa pelayanan, pekerjaan melakukan urusan tertentu, atau
tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.
Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk
melakukan kegiatan pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan, pendistribusian/penyajian
data/ informasi.
Dengan demikian interpretasi Kantor dapat di artikn sebagai berikut :
1. Tempat atau tata ruang penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyajian data
informasi.
2. Proses penyelenggaraaan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyajian
data/informasi.
3. Sarana pemusatan kegiatan yang
bersifat administratif atau tepatnya kegiatan yang bersifat manajerial dan
pendukungan.
Menurut Kamisa, kantor berarti bangunan yang dipakai
untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Erns Neufert menambahkan, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam
kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan
keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang
digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.[3]
Sehingga teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau
menerima suatu gagasan dari seseorang kepada orang lain yang saling
berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan
dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.
Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada
direktur perusahaan, maka dalam hal ini terjadi komunikasi. Pengirim wartanya
adalah kepala pabrik itu, wartanya mengenai jumlah hasil produksi barang yang
diselesaikan, alat tata hubungan adalah telepon, isyaratnya berupa bunyi
deringan bel dan kata-kata yang terdengar melalui alat itu, sedang penerima
wartanya adalah direktur perusahaan.[4]
Dalam komunikasi
perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi yakni :
a. Komunikasi tertulis
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat
dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan
tangan, diketik dengan mesin tik, manual atau elektronik, dicetak dalam
bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan
teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hampir setiap perusahaan telah
menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk
melakukan komunikasi bisnis tertulis.
b. Komunikasi lisan
Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian besar
waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisan pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh
komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato,
bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televisi, atau mendengarkan
radio.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka teknologi komunikasi makin
dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan
telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk
bekerja tidak dalam satu lokasi.
Komputer saku atau yang lebih akrab dikenal dengan sebuttan laptop dan
telepon genggam (HP) saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah
dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara
berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.
B.
Macam-macam Teknologi dalam Perkantoran
Selain telepon dan
telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter
exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier.
Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni
melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah
sebagai berikut ;
1. Teleprinter, yaitu suatu
alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara
mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio.
Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima
sehingga pesan itu dapat dibaca.
2. Teleks, ( teleprinter
exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui
perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran
internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat
dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk
akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk
komunikasi internasional di antara zone waktu yang berbeda.
3. Faksimile, yaitu
pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun
bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk
keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis.
Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat
dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak
melalui telepon.
Selanjutnya
informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut
oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas
fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan
teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi
mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim informasi dapat
langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat
teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang
datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.
4. Telefoto, yaitu
foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
5. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak
jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem
elektromagnetik lainnya.
6. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang
sudah dimodifikasi).
C. Fungsi
Teknologi dalam Perkantoran
Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran
modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah
data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan. Menurut boove dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam
komunikasi adalah[5]
:
1. Meningkatkan aliran komunikasi dengan teknologi,
informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak
2. Mempermudah komunikasi Individu dan organisasi akan
semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi. Teknologi mampu
mempersempit bahkan menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.
3. Mengubah struktur komunikasi, Struktur organisasi
banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi., berkomunikasi dengan
atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam suatu
pertemuan formal. Komunikasi bisa terjadi antara orang yang sedang berada di
kantor dengan orang lain yang sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di
rumah.
4. Menurunkan biaya komunikasi, Teknologi mempermudah
pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya pembuatan dan pendistribusian akan mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi.
D. Mengapa Harus Menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran?
Aplikasi teknologi komunikasi menawarkan keuntungan yang besar bagi
komunitas, karyawan, dan perusahaan. Bagi komunitas, teknologi komunikasi
memungkinkan pengerjaan yang lebih utuh dan penuh (dengan meningkatkan
kemampuan bekerja di lingkungan yang dekat, khususnya bagi mereka para orang
tua yang bekerja di rumah, para penjaga, penyandang cacat, dan penduduk yang
tinggal di tempat yang sangat jauh), mengurangi kemacetan dan kemungkinan
kecelakaan, melegakan lalu lintas, menghemat bahan bakar, dan mengurangi
penggunaan energy.
Namun, untuk perusahaan atau perkantoran, teknologi komunikasi bisa memperluas
dan mengembangkan bakat karyawan, mengurangi atau menghambat penyebaran
penyakit, mereduksi biaya, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jejak
keluaran karbon dan penggunaan energi, mengurangi pergantian dan absensi,
memperbaiki moral karyawan, menawarkan kesinambungan operasionalisasi strategi,
meningkatkan kemampuan karyawan untuk menangani pekerjaan melewati batas waktu,
dan menguatkan kemampuan adaptasi budaya karyawan.
Guna teknologi komunikasi bagi individu, antara lain menciptakan keseimbangan
antara bekerja dengan pekerjaan rumah dengan lebih baik.
Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran
sebagai berikut :
1. Penghematan biaya untuk gaji karena
berkurangnya pegawai yang dibutuhkan
2. Harga teknologi baru ini relatif
murah.
3. Penghematan biaya ketatausahaan
sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing
cabinet.
4. Untuk pengambilan keputusan, data
dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat
5. Produktivitas meningkat secara cepat.
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya
berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
7. Meningkatnya komunikasi antara para
eksekutif secara individual dari kantornya.
E. Mengapa Jika Tidak Menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran
Setelah mengetahui fungsi teknologi komunikasi perkantoran maka sudah bisa
diartikan bagitu pentingnya teknologi komunikasi perkantoran. Jika sebuah perkantoran tidak dilengkapi dengan teknologi komunikasi yang
canggih justru akan menghambat proses kerja pemimpin dan juga karyawan. Selain
itu, produktifitas perusahaan sulit meningkat, pekerjaan banyak yang terhambat
karena minimnya sarana prasarana. Komunikasi jadi tidak mudah karena terhalang
jarak dan waktu.
Contoh kasusnya adalah suatu perusahaan penerbitan surat kabar memiliki
pegawai atau wartawan yang tersebar di berbagai daerah untuk meliput
kejadian-kejadian. Dengan tersebarnya pegawai atau wartawan di berbagai daerah
yang jaraknya jauh dari kantor redaksi maka dibutuhkan teknologi informasi agar
berita kejadian yang sudah dicatat dapat segera disampaikan kepada redaksi. Untuk keperluan ini dibutuhkan perangkat komputer portabel, infrastruktur
jaringan internet, website, dan perangkat-perangkat pendukung lainnya.
KESIMPULAN
Teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau menerima suatu
gagasan dari seseorang kepada orang lain yang saling berhubungan dengan
menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan
pekerjaan kantor.
Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern
dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang
terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah
data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan.
Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran
sebagai berikut :
1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya
pegawai yang dibutuhkan.
2. Harga teknologi baru ini relatif
murah.
3. Penghematan biaya ketatausahaan
sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing
cabinet.
4. Untuk pengambilan keputusan, data
dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
5. Produktivitas meningkat secara cepat.
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya
berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
7. Meningkatnya komunikasi antara para
eksekutif secara individual dari kantornya.
DAFTAR PUSTAKA
Sutrisna Dewi,
Komunikasi Bisnis, (Yogyakarta : CV Andi Offset, 2007), hlm 41.
Siswiandi, Aplikasi
Manajemen Perusahaan, (Jakarta : Mitra Wacana Media, 2001), hlm 171.
Kamisa, Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia, (Surabaya : Kartika, 1997).
The Liang Gie,
Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta : Lyberty, 2000), hlm 59.
No comments:
Post a Comment