Manajemen Perkantoran

SISTEM PERKANTORAN

Konsep Sistem

Aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi perkantoran sebagian besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang menginterpretasikan keadaan misalnya, jumlah persedian tinta printer bulan ini maupun aktivitas pekerjaan mislanya jumlah transaksi pembayaran yang dilakukan hari ini sebelum di olah dan di organisasikan kepada Form yang dapat di pahamai oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah dubah ke dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi.

Pengelolaan data dan informasi yang baik akan membuat keputusan dan pengontrolan yang dilakukan oleh manajer administrasi, baik yang bersifat strategis maupun taktis semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikan kedalam sebuah form agar dapat di distribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer.

Organisasi sebuah sistem merupakan kesatuan, di mana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Manfaat Pendekatan Sistem

Menurut Quible ada beberapa manfaat jika menggunakan pendekatan sistem, berikut listnya :

1.      Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya efisien.

2.      Salah satu alat pengendali biaya.

3.      Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan didalam kantor

4.      Alat bantu pencapaian tujuan organisasi.

5.      Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Kerugian Pendekatan Sistem

Tidak hanya menghasilkan manfaat, dengan menggunakan pendekatan sistem juga akan di khawatirkan menimbulkan kerugian, berikut listnya :

1.      Pengoperasian kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak berfungsi secara optimal.

2.      Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada bagian departemen yang lain.

3.      Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang akan diterapkan perusahaan.

4.      Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

Karakteristik Sistem

Menurut Mcleod dan Schell, sebuah sistem dianggap baik jika memiliki karaktersitik : fleksibel, mudah diadaptasi, sistematis, fungsional, sederhana, dan pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Unsur Sistem

Sebuah sistem bisa dikategorikan ideal jika didalamnya meliputi :

1.      Input, aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya.

2.      Processing, perubahan dari input menjadi output yang dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.

3.      Output, setelah melalui pemrosesan input akan menjadi output berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik.

4.      Feedback, yaitu pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem  yang ada sekarang menjadi lebih baik.

5.      Pengawasan, seperti halnya elemen sistem yang lain, pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Sedangkan dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika serta pertimbangan moral.

Karakteristik Perangkat Lunak

Berikut karakteristik perangkat lunak yang mendukung penggunaan teknologi pada prosedur :

1.      Work assigment delivery. Sistem harus mendukung kekuatan penyampaian pesan, memberikan peluang penyampaian tugas kerja dari satu orang kepada yang lain dalam satu organisasi.

2.      Interconectivity of departments and/or work unit. Sistem hendaknya mendukung penyampaian pesan secara cepat dan tepat baik untuk jumlah pesan yang relatif sedikit maupun yang bersifat massal dan baik pesan yang disampaikan secara vertikal maupun horizontal.

3.      Accomodation of exsisting data. Sistem harus dapat mengakomodasikan dan memfasilitasi data yang ada karena sumber daya yang dimiliki suatu organisasi tersedia pada data tesebut.

4.      Cost effective. Suatu sistem harus efektif dan efisien dalam segi biaya.

Tahapan Dalam Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahapan yang diajukan oleh Quible yaitu sebagai berikut :

1.      Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.

2.      Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.

3.      Analisis proses yang sedang berjalan.

4.      Rencanakan proses yang dikembangkan.

5.      Buat proses baru.

Jenis Sistem

Menurut Martin dkk, sistem yang ideal harus mempunyai 4 jenis sistem, yang masing-masing melayani tingkatan organisasi yang berbeda : sistem tersebut sebagai berikut :

1.      Sistem pada tingkatan operasional yaitu sistem yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan dapat menjawab pernyataan rutin, misalnya berapa jumlah penjualan bulan ini, berapa jumlah produk A di gudang dsb.

2.      Sistem pada tingkatan staf (perkantoran) yaitu sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja, seperti arsitek atau programer kopmputer yang menghasilkan nilai tambah pengetahuan maupun pegawai administrasi  seperti sekretaris.

3.      Sistem pada tingkatan manajemen yaitu sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Kemudian menglasifiksikan sistem ini menjadi 2 yaitu sebagai berikut :

a.       Sistem informasi manajemen yaitu sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengambilan keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tentangaktivitas pekerjaan.

b.      Sistem pendukung keputusan yaitu sistem informasi pada tingkatan manajemen yang mengkombinasikan data dengan sistem analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur maupun tidak.

4.      Sistem pada tingkatan strategis yaitu sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang yang dilakukan oleh manajer senior yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system ).

Mendeteksi Sistem Informasi yang Bermasalah

Ada beberapa masalah yang terdapat pada organisasi yang berkaitan dengan sistem informasi yang tidak lepas dari tiga aspek yaitu manajemen, organisasi dan teknologi. Berikut langkah yang digunkan untuk mendeteksinya :

1.      Mengidentifikasi masalah, berupa : masalah apakah yang ada di sistem?, apakah manajemen, teknologi, organisasi ataukah kombinasi ketiganya?, isu apakah dari masing-masing aspek yang berkontribusi terbesar dalam permasalan tersebut?.

2.      Apakah solusi yang tepat? Apa tujuan dari solusi yang ditawarkan?, adakah solusi alternatif yang diajukan?, manakah alternatif terbaik bagi permasalahn ini dan mengapa?.

3.      Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai tambah bagi organisasi?

4.      Teknologi apa yang diharapkan bisa mengatasi masalah ini?

5.      Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses organisasi guna mendukung solusi yang ditawarkan?

6.      Kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Alat-alat Sistem

Ada beberapa alat yang disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara umum ada 4 alat yang bisa digunakan yaitu sebagai berikut :

1.      Bagan Beban Kerja (Workload chart)

Alat ini digunakan bertujuan untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut :

a.       Apakah tugas diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan yang sesungguhnya ?

b.      Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya ?

c.       Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan jumlah waktu kerja yang dialokasikan ?

d.      Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada pegawai negara ?

e.       Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien ?

Pertanyaan diatas akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama.

2.      Bagan Aliran Kerja (work-flow chart)

Bagan aliran kerja sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan sebagai alat yang membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah dalam proses dikategorikan dan diidentifikasikan dengan salah satu dari simbol berikut :

a.       Operasi: mengubah karakteristik fisik sebuah objek. Mialnya mengetik, menghapus, menyatukan halaman, menggaris bawahi, dan melingkari kata.

b.      Transportasi : perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat yang lain. Misalnya memberikan draft surat persetujuan untuk di tanda tangani oleh pimpinan.

c.       Inspeksi ; mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Misalnya proofreading (mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat).

d.      Penundaan : situasi yang menyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda. Surat yang menunggu untuk ditanda tangani adalah salah satu contohnya.

e.       Penimpanan : menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah satu contohnya.

Bagan aliran proses menjelaskan secara singkat sifat tiap aktivitas dalam proses, mengidentifikasi jarak suatu objek dipindahkan, dan menampilkan jumlah waktu yang terbuang dari tiap langkah yang tertunda. Untuk mendukung analisis simbol yang mewakili tiap langkah dihubungkan dengan garis dan simbol yang kerkajan digelapkan. Setelah proses kerja di outline pada chart, proses tersebut dianalisis untuk melihat penyederhanaan mana yang dibutuhkan. Tiap langkah harus dihadapkan pada pertanyaan. Apakah langkah tersebut perlu?, jika ya, mengapa ?, apakah langkah tersebut dapat dieliminasi, disederhanakan, atau dikombinasikan dengan langkah lain?, apakah tiap proses telah ditempatkan dengan sesuai dalam total proses?.

3.      Bagan Layout Kerja

Bagan layout kerja pada umumnya sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan dikantor. Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cendrung berulang-ulang, yaitu pekerjaan yang seharusnya diselesaikan pada satu bagian namun harus melewati bagian lain yang seharusnya tidak diperluakan sehingga inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir.

Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing-masing aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, di mana alur aktivitas digambakan dengan menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui. Ketika bagan beban kerja dan bagan aliran kerja di gabungkan, hendaknyabagan ini disiapkan untuk memperjelas alur kerja yang paling optimal.

4.      Bagan Proses Kerja (work process chart)

Bagan ini menggambarkan sebuah proses sebuah kerja yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.

5.      Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)

Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini, baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran dikembangkan agar dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data dan informasi yang dilakukan oleh sebuah organisasi.

Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan sebuah dialog EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programer dalam memecahkan bisnis yang terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur. Diagram ini akan bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi lebih baik lagi. Simbol yang digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analisis sistem kantor mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan.

KESIMPULAN

Dengan menggunakan persfektif fungsi administrasi perkantoran sebagai sebuah sistem yang berkaitan erat dengan departement lain, manajer akan mampu mendiagnosis sekaligus memberikan solusi yang tepat atas masalah yang ada. Persfektif ini juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi yang dikerjakan di kantor.

Dengan pemilihan sistem yang tepat hendaknya pemilihan tersebut didasarkan pada tingkatan posisi sistem yang akan dijalankan. Sistem yang diperuntukkan untuk menunjang kinerja seorang top manager akan berbeda dengan sistem yang dikembangkan untuk mendukung kinerja seorang supervisor.

Dalam membenahi sistem yang ada agar kinerjanya lebih baik, hendaknya manajer dapat menentukan bagan sistem yang paling tepat, apakah dengan bagan beban kerja, alur kerja, proses kerja, layout kerja atau menggunakan balok EDP. Yang kelima alat tersebut sangat menunjang dalam memodifikasi sistem yang telah ada agar berkontribusi secara optimal bagi organisasi.

DAFTAR PUSTAKA